Política de Privacidad

1. Introducción

El objetivo de la presente Política de Privacidad del Canal de Denuncias de Fundación Centro de Estudios de Física del Cosmos de Aragón (en adelante, CEFCA, y el “Canal”), es informar del tratamiento de datos personales que, en su caso, se llevará a cabo para la gestión y tramitación de las denuncias que se puedan presentar a través del mismo.

Para la correcta configuración y diseño del Canal, CEFCA da pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos; de manera especial el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y el Proyecto de Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal.

Igualmente, el Canal de Denuncias ha sido diseñado de conformidad con el Informe Jurídico 0128/2007 de la Agencia Española de Protección de Datos “Creación de sistemas de denuncias internas en las empresas (mecanismos de “Whistleblowing”), y con el “Informe 1/2006 sobre la aplicación de las normas de protección de Datos de la Unión Europea a los mecanismos internos de “Whistleblowing” en el ámbito de la contabilidad y los controles internos de auditoría, la lucha contra la estafa y los delitos bancarios y financiero.”, del Grupo de Trabajo del Artículo 29 de la Comisión Europea. 

2. Identidad del Responsable del Tratamiento de los Datos

3. Tratamiento de datos personales

Los datos personales que sean recabados en el Canal de Denuncias serán tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las denuncias que se reciban y, si procede, investigar la realidad de los hechos denunciados Tanto el denunciante como el denunciado serán informados debidamente, en cada caso, de las personas y órganos concretos a los cuales se van a comunicar sus datos, especialmente en cuanto a la posible no comunicación al denunciado de la identidad del denunciante.

El tratamiento de datos en el marco del Canal de Denuncias se llevará a cabo para el cumplimiento de una misión realizada en interés público, como es la gestión de un Canal de Denuncias interno que tiene como objetivo la prevención y descubrimiento de posibles conductas que contravengan tanto la normativa legal vigente como la normativa interna de CEFCA; entre ellas, de manera especial, de aquellas tipificadas como delito que, por las circunstancias en que se produzcan, puedan conllevar la responsabilidad penal de CEFCA. Todo ello conforme al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y al Proyecto de Ley Orgánica sobre Protección de Datos. 

4. Tiempo de conservación de los datos

Los datos personales que puedan recabarse como consecuencia de la interposición de una denuncia serán conservados, inicialmente, durante el tiempo necesario para decidir sobre su admisión a trámite e investigación.

Por tanto, cuando se acuerde la inadmisión a trámite de la denuncia o se concluya la improcedencia de iniciar una investigación, los datos incluidos en ella serán eliminados del sistema de CEFCA.

Por el contrario, si se acordara el inicio de la pertinente investigación, dichos datos serán tratados durante todo el tiempo que dure la misma.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la interposición de la denuncia se deberá proceder al borrado de los mismos, salvo que:

1. Excepcionalmente, su conservación resulte necesaria para continuar con el desarrollo de la
   investigación, en cuyo caso podrán seguir siendo tratados por la Unidad de Apoyo, la Comisión de Auditoría y el Consejo de Administración (en su caso, Órganos encargados de la investigación de los hechos).
2. Una vez transcurra dicho plazo de tres meses, o concluida dicha investigación, la Comisión de
   Auditoría acuerde su bloqueo temporal, con el objeto de poner los datos que haya recabado a
   disposición de Juzgados y Tribuales de Justicia. En tal caso, dicho bloqueo no podrá acordarse por un plazo superior a 5 años. 

5. Comunicaciones de datos a terceros

En caso de que sea necesario o así se exigido por ley, los datos podrán ser comunicados a aquellos terceros a los que esté legalmente obligado a facilitarlos, tales como Organismos Públicos, Jueces y Tribunales.

También podrán acceder a dichos datos terceros profesionales a los que CEFCA pueda recurrir para llevar a cabo todas o parte de las labores de instrucción e investigación de las denuncias que se presenten, profesionales que actuarán en todo momento sujetos a un deber de secreto, reserva y confidencialidad. 

6. Ejercicio de Derechos

Las personas a las que se refieran los datos personales incluidos en una denuncia tendrán los derechos que se indican a continuación, que, en su caso, podrán ejercitar en los términos y con el alcance que reconozca en cada momento la legislación vigente:

1. Tendrá derecho a obtener confirmación sobre si en CEFCA se están tratando sus datos personales o no –en el marco de la gestión del Canal de Denuncias-, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos, o en su caso, solicitar su supresión, cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para la gestión del Canal de Denuncias.
2. El derecho de acceso a sus datos personales, excluyéndose del mismo, respecto del denunciado, la identidad de la persona que haya formulado la denuncia contra él.
3. Para revocar los consentimientos otorgados (en caso de que algún tratamiento se base en el consentimiento del interesado), así como para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, limitación, portabilidad y derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas
4. También podrá reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (como tal Autoridad de Control competente en materia de Protección de datos), especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, mediante escrito dirigido a Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001-Madrid o a través de la web https://www.aepd.es

Para el ejercicio de los derecho indicados, el interesado podrá utilizar cualquiera de los siguietnes medios:

1. Envío postal a Fundación Centro de Estudios de Física del Cosmos de Aragón a la dirección Plaza San Juan 1, 2ª Planta. 44001, Teruel (Teruel), España.
2. Enviando un email a la siguiente dirección electrónica:

La petición deberá incluir: nombre y apellidos del interesado; algún documento válido para veiricar la identidad del interesado y, en su caso, de su representante, así como título acreditativo de la representación.

7. Principio de proporcinalidad y minimización de datos

Los datos personales recabados en el marco del Canal de Denuncias:
se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias y, si procede,
comprobar la realidad de los hechos denunciados;

1. Derán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia;
2. No se utilizarán para fines incompatibles;
3. Derán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.

8. Limitación del acceso a los datos

El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a los órganos internos y, excepcionalmente, externos, que tengan legal o contractualmente encomendada la labor de desarrollar las funciones de control interno y de cumplimiento.

Sólo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador, se permitirá el tratamiento de los datos al personal de CEFCA con funciones de gestión y control de recursos humanos.

9. Medidas de seguridad y confidencialidad

CEFCA se asegurará de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados.

A estos efectos, CEFCA ha adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad de todos los datos y se asegurará de que los datos relativos a la identidad del denunciante no sean divulgados al denunciado durante la investigación, respetando en todo caso los derechos fundamentales de la persona, sin perjuicio de las acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes.

Condiciones de Uso

Este portal se instrumentaliza mediante un software que incorpora una serie de herramientas y servicios, accesibles a CEFCA, que implanta un Canal de Denuncias (en adelante, el "Canal") a través de la presente plataforma web, con la finalidad de dar cumplimiento a la Directiva (UE) 2019/1937, de Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informe sobre infracciones del Derecho de la Unión, y a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Esta herramienta permite a CEFCA, que, en su condición de persona jurídica está legalmente obligada a ello, implantar un Sistema Interno de Información y Protección del Informante, ajustado al cumplimiento de todos los requisitos legales necesarios, para que las personas legalmente habilitadas (en adelante, los "Informantes") puedan denunciar cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, así como acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.

El uso del Canal es voluntario para los Informantes, y las comunicaciones e informaciones en el mismo deberán hacerse, en todo caso, de buena fe. Esta buena fe se contrapone a otras actuaciones que, por el contrario, quedarán excluidas de la protección, tales como la remisión de informaciones falsas, tergiversadas, así como aquellas que se han obtenido de manera ilícita.

Téngase en cuenta que la responsabilidad del cumplimiento de las exigencias de supresión y anonimización de datos previstas en el apartado 2 del artículo 32 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, corresponde a CEFCA. En ningún caso podrá exigirse dicha responsabilidad al desarrollador del Software o a la entidad que presta los servicios de Consultoría (PRODATER CONSULTORÍA Y FORMACIÓN SL). Se informa los Informantes que la información será almacenada de forma segura, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la misma.

Cómo usar el Canal de Denuncias

Los valores de CEFCA se sustentan sobre la responsabilidad, confianza e integridad. Por ello, CEFCA ha decidido en el desarrollo de mejora continua de su Código Ético que recoge las reglas éticas más exigentes, como elemento integrador y relevante de la cultura empresarial de CEFCA, crear e implantar la presente herramienta para hacer valer la defensa de los principios y valores que integran dicha cultura, poniendo a disposición de los particulares este Canal de Denuncias a fin de que trabajadores, particulares, proveedores, etc…, puedan informar, de forma confidencial y sin temor a represalias, sobre cualquier posible irregularidad o incumplimiento. 

El uso del presente Canal es voluntario y las reclamaciones deben hacerse, en todo caso, de buena fe, no amparándose actuaciones que resulta indispensable excluir de la protección, tales como la remisión de informaciones falsas, tergiversadas, así como aquellas que se han obtenido de manera ilícita. Tenga en cuenta que “comunicar o revelar públicamente información a sabiendas de su falsedad” se considera infracción muy grave y que la Ley prevé multa desde 30.001 hasta 300.000 euros para las personas físicas que la cometan [artículos 63.1.f) y 65.1.a) de la Ley 2/2023, de 16 de febrero].

El Canal de Denuncias velará por la investigación de las posibles irregularidades y evaluará las mismas, siendo la persona designada la persona designada en el seno de la organización de CEFCA la encargada con el fin de resolver las cuestiones planteadas. En el caso de que en su información (denuncia) el informante deje una dirección de correo electrónico, recibirá en ella las notificaciones de los pasos de la investigación o eventual archivo del expediente (si así lo ha solicitado).

Tenga asimismo en cuenta que, en el caso de que la conducta denunciada pudiera ser constitutiva de delito, se procederá a su comunicación inmediata al Ministerio Fiscal o remisión a otra Autoridad u Organismo que pudiera resultar competente para la tramitación de la comunicación. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea. No obstante, en el caso de que la denuncia no sea anónima, tenga en cuenta que su identidad será preservada y solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.

Si desea realizar una información (denuncia) en el Canal de Denuncias de trabajadores, particulares y proveedores de CEFCA deberá indicarnos si desea comunicarla de manera anónima o identificándose. Tenga en cuenta que, en caso de que opte por el anonimato, no nos podremos poner en contacto con usted. No obstante, en todo momento usted podrá conocer el estado de su información (denuncia) mediante un código de seguimiento.

El Canal de Denuncias también le permite realizar una mera Consulta.

Datos personales del Informante y política de privacidad.

En caso de que los datos o información que el Informante introduzca en el Canal tengan la consideración de datos personales según lo dispuesto en la normativa de protección de datos y en concreto en el Reglamento (UE) 2016/ 679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante "RGPD"), el Informante reconoce expresamente que el desarrollador del Canal o la entidad Consultora PRODATER CONSULTORÍA Y FORMACIÓN SL. no son en ningún caso Responsable del Tratamiento de esos datos puesto que no tiene capacidad de decisión sobre su finalidad, contenido y tratamiento. Será la Organización que incorpora el Canal la Responsable del tratamiento (CEFCA) y tanto el desarrollador del Canal como la entidad Consultora PRODATER CONSULTORÍA Y FORMACIÓN SL tendrán la consideración de Encargados del Tratamiento.

Las notificaciones serán enviadas desde el propio Canal y le proporcionaremos un código para hacer seguimiento de la comunicación efectuada.

Información sobre el propietario del Software del Canal

La propiedad del Software del Canal de Denuncias es exclusiva Planatec Software SL, quien lo comercializa a través de PRODATER CONSULTORÍA Y FORMACIÓN SL con domicilio en Ctra. San Julián, 8, Bajo Izq. - 44003 Teruel (Teruel), España. Para cualquier consulta realacionada con algún problema técnico que afecte el funcionamiento del portal, puede escribir a: info@prodater.es.

Se hace saber expresamente que la presente plataforma web no incluye contenidos de terceros.

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