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Sindicato Español Maquinistas y Ayudantes Ferroviarios
SEMAF
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN (CANAL DE DENUNCIAS)
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Versión: |
v1 |
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Fecha actualización: |
01/07/2025 |
ÍNDICE
10.1 Derechos del denunciante: 8
10.2 Deberes del denunciante: 8
10.3 Derechos del denunciado: 9
Comisión de investigación hace investigación y resolución, y si tiene que ver con afiliados, irá a la comisión de garantías
SEMAF, con el fin de prevenir las conductas contrarias a la ley, al código ético, así como cualquier otro comportamiento o conducta que pueda ser considerado irregular conforme a la normativa interna de la organización, pone a disposición de todas las personas trabajadoras de la organización, así como de las personas afiliadas, voluntarias, personas que participen de Comités y demás personas que de alguna forma colaboren con la entidad, un canal de denuncias, confidencial y con posibilidad de comunicaciones anónimas.
Las conductas irregulares o ilícitas pueden poner en riesgo el prestigio y el buen nombre de la entidad, por lo que SEMAF, dentro de su Sistema de Cumplimiento (Compliance) ha considerado indispensable la creación de un espacio de comunicación para la información de cualquier incumplimiento para poner las medidas oportunas y de control necesarias.
El presente Procedimiento tiene por objeto regular el funcionamiento del canal de denuncias garantizando, en todo momento, la confidencialidad del denunciante así como la ausencia de represalias contra el mismo con motivo de la denuncia realizada.
El diseño y desarrollo del canal de denuncias se ha efectuado teniendo en cuenta la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y normativa de protección de datos de carácter personal.
El presente procedimiento será aplicable a las denuncias presentadas por las personas trabajadoras de la organización, así como de las personas afiliadas, voluntarias, colaboradoras y cualquier persona que tenga algún tipo de relación con esta entidad (en adelante denunciantes).
Las denuncias podrán referirse a cualquier tipo de conductas que se consideren contrarias a la legalidad vigente, al Código Ético o a la normativa interna de la organización. Asimismo, podrán interponerse denuncias sobre comportamientos o conductas irregulares o que de alguna manera puedan afectar al correcto desarrollo de la relación profesional de la entidad con sus diferentes grupos de interés (personas trabajadoras, afiliadas, proveedores, clientes,…).
SEMAF ha designado a Grupo Persevera como proveedor de los servicios de asesoramiento del Sistema de Cumplimiento de la entidad, por el cual se han desarrollado, entre otras, diferentes políticas y procedimientos y un canal de denuncias (Sistema Interno de Información) accesible a todas las personas que tengan algún tipo de relación con SEMAF.
En este sentido, Grupo Persevera:
La Comisión de Investigación estará formada por personas de SEMAF que a su vez, podrán contar con el asesoramiento de Grupo Persevera si así lo consideran.
Acometerán las siguientes funciones:
La Comisión de Garantías de SEMAF es un órgano interno encargado de velar por el cumplimiento de los principios democráticos y estatutarios dentro del sindicato. Su función principal es resolver reclamaciones y conflictos relacionados con la violación de estos principios, tanto a nivel individual (afiliados) como colectivo (órganos del sindicato). Además, supervisa la aplicación de medidas disciplinarias internas, garantizando el funcionamiento democrático de la organización.
Así las cosas, en el marco de este procedimiento, será el órgano que reciba el informe de la Comisión de Investigación para valorar los hechos y actuaciones contempladas en el informe de conclusiones. En consecuencia, decidirá sobre la existencia o no de incumplimiento o falta, y propondrá, en su caso, las medidas correctoras y disciplinarias que considere oportunas.
Podrá apoyarse de personas de la organización así como de expertos externos si así lo considera.
Entre sus funciones estará:
Las personas que con motivo de la recepción, gestión y tramitación de la denuncia tenga acceso a los datos del denunciante y otras informaciones, guardarán máxima confidencialidad y reserva acerca de la identidad del denunciante y de los documentos o cualquier otro tipo de evidencia que se aporten a lo largo del proceso. Este deber de confidencialidad se mantendrá incluso aunque el profesional encargado de la gestión de las denuncias finalice su relación laboral con la entidad.
El diseño y desarrollo del canal de denuncias se ha efectuado teniendo en cuenta la la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como la normativa española de protección de datos de carácter personal.
Se mantendrá un registro con todas las denuncias recibidas y, en su caso, de toda la información durante el tiempo legalmente permitido por la normativa vigente en cada momento. El citado registro cumplirá con las medidas técnicas y organizativas de seguridad previstas el Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD) y a la normativa vigente así como aquellas otras que se puedan aprobar en un futuro a este respecto.
Los datos de carácter personal obtenidos en el marco de la investigación interna serán cancelados, cuando dejen de ser necesarios y pertinentes y, en todo caso, en el plazo máximo de tres (3) meses desde que se registre la denuncia, salvo que la investigación siga en curso. Los datos personales relativos a denuncias que no sean objeto de investigación se cancelarán sin demora.
La cancelación consistirá en el bloqueo de los datos, esto es, la reserva de los mismos con el fin de impedir su tratamiento, con excepción de su puesta a disposición de las Administraciones públicas y Jueces y Tribunales para la atención de posibles responsabilidades durante los periodos de prescripción correspondientes. Tras ello, se procederá a la supresión física de los datos.
Finalmente, a fin de poder mejorar el programa de cumplimiento de la entidad, se conservará de forma anonimizada, de modo que sea imposible la identificación del denunciante o de las personas que figuran en la denuncia.
Teniendo en cuenta la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, las denuncias podrán interponerse de manera anónima, si bien las mismas tienen un grado de dificultad importante a la hora de su resolución.
En cualquier caso, las comunicaciones recibidas serán confidenciales, debiendo todas las personas que participen durante el proceso mantener una estricta confidencialidad.
En caso de no seleccionar la opción de anonimato, en el momento de presentación de la denuncia, y en orden a realizar una correcta tramitación de la misma, se requerirán datos identificativos, incluyendo además un correo electrónico para intercambiar comunicaciones.
Todas las comunicaciones realizadas a través del Sistema Interno de Información (canal de denuncias), deberá presentarse con detalle de los hechos que se denuncian, pudiendo adjuntar documentación acreditativa de los hechos denunciados si la hubiere.
En aras a garantizar la confidencialidad del denunciante así como de la información y/o documentación que se aporte con las denuncias, estas podrán interponerse por vía telemática a través del siguiente enlace:
https://app.turgpd.es/denuncias/ZVPq4O
Las denuncias serán dirigidas a Grupo Persevera para su análisis y gestión, convocando si procede, a la Comisión de Investigación, quien elaborará el informe correspondiente para que la Comisión de Garantía tome la decisión final.
La aplicación permite clasificar y tramitar la denuncia, así como asignar automáticamente un código o referencia con el cual el denunciante podrá consultar el estado de su denuncia en todo momento desde “seguimiento de la denuncias”.
Para cubrir otras posibilidades, se permite la recepción de comunicación por email a compliance@semaf.org.
Se comprobará en primer lugar que no existan otros procedimientos de investigación sobre el mismo hecho abiertos y en curso.
Asimismo, en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción; le informamos que toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la ley 2/2023, de 20 de febrero, ya sea directamente o previa comunicación a través del presente canal interno.
A través del Sistema Interno de Información (canal de denuncias) podrá encontrar mayor detalle sobre la aplicación y su uso.
Si fuese necesario, se solicitará al denunciante información adicional para aclarar aspectos de la denuncia que sean claves para determinar si es susceptible de continuar con la investigación posterior. Esta solicitud podrá hacerse aunque la comunicación sea anónima, utilizando el canal puesto a disposición, a través de “Seguimiento de la denuncia”.
La Comisión de Investigación solicitará ayuda a Grupo Persevera y/u otros asesores externos, o bien, en caso de ser necesario, a otras personas de la entidad para poder realizar la investigación, en ningún caso se proporcionará el nombre del denunciante, y el del denunciado, solo si es estrictamente necesario para poder realizar las averiguaciones, manteniendo en cualquier caso la obligación de confidencialidad de todas las personas que participen durante el proceso.
Las primeras actuaciones a realizar por parte de la Comisión de Investigación son:
Una vez realizada la primera investigación de los hechos, la Comisión de Investigación tiene varias opciones:
La toma de la decisión se debe de basar en los siguientes aspectos:
En el informe de instrucción realizado por la Comisión de Investigación, se registrarán los siguientes aspectos:
Si a lo largo del proceso queda probada la mala fe, la falsedad de los datos o testimonios aportados, la Comisión de Investigación propondrá la incoación del expediente disciplinario a las personas responsables.
En aras de garantizar la protección efectiva de la persona denunciante y la correcta investigación de las denuncias, la Comisión de Investigación encargada de llevar a cabo el presente procedimiento tendrá la obligación de poner en conocimiento de la Dirección cualquier actuación que pudiera impedir o dificultar la investigación de los hechos, así como cualquier conducta que tenga como objetivo dejar impunes las conductas contrarias a la ley y/o a normativa interna de la entidad que hayan sido acreditadas. No obstante, en todo momento se respetará el derecho de defensa de la persona denunciada y se garantizará su derecho a valorar las pruebas que se presenten durante la investigación o instrucción del expediente correspondiente.
En el caso de que la Comisión de Investigación considere que no hay indicios para continuar con el curso de la denuncia se procederá a su archivo. En el supuesto de que no se proporcione la información solicitada, y no sea posible conseguirla por otros medios, también se procederá al archivo. En el caso de que en el futuro se consigan los datos requeridos, nuevos indicios o información adicional, será necesaria la apertura de un nuevo expediente.
En aquellos supuestos en los que la Comisión de Investigación considere necesaria la apertura de una investigación, realizará un informe razonando los motivos y será la encargada de llevar a cabo las investigaciones internas en el seno de la organización, con el fin de tomar las decisiones oportunas.
Una vez realizada las investigaciones oportunas, la Comisión de Investigación, en caso de que así lo considere por revestir especial gravedad o por cualquier otra circunstancia concurrente que así lo aconseje, facilitará toda la información necesaria a la Comisión de Garantías para la resolución final.
Para beneficiarse de los atenuantes las opciones que tiene la entidad son:
Como premisas para la toma de decisión sobre los hechos denunciados el órgano decisor deberá de tener en cuenta los siguientes aspectos:
Una vez recibida la comunicación, Grupo Persevera deberá dar acuse de recibo en el plazo máximo de 7 días naturales siguientes a la recepción de la comunicación.
El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, no podrá ser superior a 3 meses a contar desde la recepción de la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
Estos plazos tendrán que tenerse en cuenta por parte de Grupo Persevera para dar respuesta de acuse de recibo, convocar a la Comisión de Investigación y pueda procederse a investigar y realizar el informe, con el fin de posteriormente facilitar el mismo a la Comisión de Garantías para la toma de decisiones.
Cualquier persona puede presentar la denuncia/comunicación a través de los siguientes canales de acceso:
(i) a través del canal: https://app.turgpd.es/denuncias/ZVPq4O , canal confidencial, con posibilidad de realizar comunicaciones anónimas, y desde donde se podrá verificar a través del código asignado, la situación del expediente.
(ii) por email a la dirección de correo electrónico compliance@semaf.org
(iii) ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes
En caso de que la comunicación se realizara de manera presencial, será necesario posterior presentación por escrito ratificando lo indicado presencialmente a través del canal de denuncias o correo electrónico puesto a su disposición.
Todas las denuncias recibidas serán tratadas con seriedad, transparencia, imparcialidad y confidencialidad evitando en todo momento que la organización pueda tomar represalias contra los anunciantes de buena fe.
Las comunicaciones que se realicen por el canal, dispondrán de un número de referencia facilitado de manera automática, el cual deberá ser guardado para hacer seguimiento de la misma. En aquellos casos que se presenten por correo electrónico, se deberá adjuntar informe a través del canal para unificar las comunicaciones en un único canal y disponer del número de referencia, el cual tendrá que ser informado a la persona denunciante.
Cuando la Comisión de Investigación, tras la revisión de la información recibida, considera que esta no es clara o completa, puede solicitar su ampliación al denunciante (siempre que sea posible) detallando los aspectos concretos que deben ser ampliados. En el caso de que la información facilitada no sea completa, adecuada o coherente, incluso después de solicitar su ampliación, la Comisión de Investigación procederá al archivo de la denuncia, registrando en su gestión los intentos de comunicación realizados.
Si, por el contrario, la información resulta adecuada y suficiente se realiza un análisis preliminar de la incidencia o denuncia para verificar su veracidad y claridad, así como que sea completa y que los hechos reportados sean relevantes.
La conducta del denunciante que actúe de buena fe y con voluntad de colaboración podrá ser tenida en cuenta por la entidad al efecto de calificar, o en su caso, sancionar su participación o relación con los hechos objeto de denuncia.
Las faltas se calificarán de leves, graves y muy graves. La mismas serán sancionadas según el convenio en vigor, en cada momento y/o Estatuto de los Trabajadores y/o régimen sancionador interno de la entidad.
